Nouvelle loi sur la protection des données

Les explications qui suivent visent à faciliter la bonne compréhension des modèles de référence ci-joints. Ces modèles sont rédigés de manière aussi générale et complète que possible. Néanmoins, les contenus doivent être analysés et adaptés à toute situation individuelle.

1. politique interne de protection des données

La directive interne sur la protection des données donne un aperçu des exigences en matière de (nouvelle) politique de protection des données. Elle sert de base pour comprendre comment les données personnelles doivent être traitées dans une entreprise. Il est donc recommandé de la lire en premier lieu afin de mieux appréhender la manière de gérer la protection des données. Elle explique notamment comment réagir aux demandes émanant de tiers (clients, fournisseurs, etc.) ou d’une autorité (en particulier le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)).

La directive interne sur la protection des données ci-jointe sert de modèle de référence. Les champs marqués en jaune doivent être complétés par le voyagiste (essentiellement le nom et les coordonnées). Elle permet en premier lieu aux collaborateurs de se familiariser avec le thème de la protection des données et à les renseigner sur les processus à appliquer. En outre, elle peut être présentée lors d’un éventuel audit et faire office de preuve que des mesures ont été prises en matière de protection des données.

Télécharger : « Politique de confidentialité interne »

2. déclaration de confidentialité (y compris la politique en matière de cookies)

Toute déclaration de protection des données doit couvrir chaque cas dans lequel une entreprise collecte et traite des données personnelles. La déclaration de protection des données ci-jointe sert de modèle informatif adéquat pour les clients des entreprises de voyages.

Les champs marqués en jaune doivent être complétés par les entreprises de voyages. Les points suivants doivent notamment être vérifiés/complétés :

• En ce qui concerne les chiffres 2 à 5, il convient d’examiner si des précisions au cas par cas doivent éventuellement être apportées (par exemple ajouter d’autres catégories de données saisies pour les voyages spéciaux). Les données de base saisies par les voyagistes doivent être intégrées, mais également les éventuels cas spéciaux.
• En outre, vous trouverez également en annexe un modèle de politique en matière de cookies. Dans ce contexte, chaque entreprise de voyages devrait intégrer les cookies, les plug-ins (de médias sociaux) ainsi que les outils de suivi utilisés sur la page d’accueil, dans la directive sur la protection des données ou la directive sur les cookies. Il convient également de déterminer avec le fournisseur informatique et/ou le gestionnaire de la page d’accueil quels cookies, plug-ins et outils sont utilisés. Cela varie fortement en fonction de la structure de la page d’accueil et doit donc être adapté aux conditions individuelles.
• Par ailleurs, il faut savoir que la communication à des tiers de données personnelles sensibles  (comme par exemple les données relatives à l’appartenance religieuse, reconnaissables dans le cas de communication d’informations relatives aux repas demandées par les compagnies aériennes ou dans le cas de la communication de données relatives à la santé) requiert le consentement du client. Ce consentement peut/doit être obtenu par le biais des CGV (la déclaration de protection des données n’est qu’une information, mais les CGV sont acceptées de manière active par le client). Un avenant dans ce sens peut être inséré dans les CGV.

Il est recommandé de publier la déclaration de confidentialité sur la page d’accueil accessible par les clients et autres tiers concernés.

Télécharger : « Modèle de déclaration de confidentialité »

Télécharger : « Modèle en matière de politique de cookies »

Il convient de souligner que tous les documents annexes sont des modèles de référence. Ils doivent être adaptés aux situations individuelles ainsi qu’aux besoins de l’entreprise de voyage et ne sauraient se substituer à un conseil individuel et spécifique s’appliquant à un cas concret précis en matière de protection des données.

Sophie Winkler de FlyingLawyers se tient à votre disposition pour toute question relative à la protection des données.